Kosten: Flüge, Hotels und Crew

Gebühren zahlt der Veranstalter. Kosten sind das, was die Show kostet: Flüge, Hotels, Züge, Crew, Visa, Abendessen. Für jede Kostenposition muss Artistu vor allem eines wissen: Wessen Geld ist es? Davon hängt ab, was auf der Abrechnung des Künstlers steht.

Wir verwenden dieselbe Buchung wie in So fließt das Geld durch Artistu: DJ Mosa in der Havenhall, Rotterdam. Die Agentur hat einen Flug für €320 für den Künstler und den Tourmanager gebucht und zieht ihn von der Künstlergage ab.

Wo Sie die Kosten finden

Die Kosten stehen in der Karte Kosten auf dem Tab Deal der Buchung, unter den Gebühren und den Deal-Konditionen:

• Betrag ist der volle Betrag der Kosten.
• Von Künstlergage ist der Teil, der von der Künstlergage abgezogen wird. Hier die vollen €320.
• Status zeigt, ob die Kosten noch ein Entwurf oder schon bezahlt sind.

Klicken Sie auf Kosten hinzufügen, um Kosten hinzuzufügen, oder klicken Sie auf eine Kostenposition, um sie zu ändern. Das Menü ⋮ enthält Duplizieren, Kosten aufteilen und Entfernen.

Der Kosteneditor

• Name: was es ist, zum Beispiel Flight AMS-RTM crew. So erscheint es auch auf der Abrechnung.
• Typ: Flugkosten, Hotelkosten, Unterkunft, Parkkosten, Crew, Visum, Buyout, Verpflegung oder Sonstiges. Der Typ dient zum Filtern und für die Summen pro Typ.
• Bezahlt von: wer die Rechnung bezahlt hat: der Künstler, die Agentur, die Künstler-Crew oder Andere.
• Abgezogen von: aus wessen Geld die Kosten kommen. Siehe unten.
• Buchungscode: die Referenz der Airline oder des Hotels, zum Beispiel ein PNR. Später können Sie danach suchen.
• Abgerechnet an: zu welcher Ihrer juristischen Personen die Kosten gehören.
• Betrag, MwSt.-Satz und Währung: Geben Sie den Betrag ohne MwSt. ein. Haben Sie nur den Gesamtbetrag inklusive MwSt.? Geben Sie diesen ein, tragen Sie den MwSt.-Satz ein und klicken Sie auf Betrag inkl. MwSt. machen. Artistu berechnet den Betrag ohne MwSt.
• Notiz: alles Weitere, zum Beispiel die Flugzeiten.

Oben im Editor legen Sie den Status der Kosten fest: Entwurf, Fakturiert, Bezahlt, Gutgeschrieben oder Storniert. Der Status hilft Ihnen beim Überblick, ändert aber nichts an der Abrechnung. Klicken Sie auf Kosten speichern, wenn Sie fertig sind.

Abgezogen von: wer die Kosten trägt

Dieses Feld entscheidet über das Geld:

Abgezogen von	Was passiert
Künstlergage	Die Kosten verringern, was der Künstler erhält. Sie stehen auf seiner Abrechnung.
— (leer)	Die Agentur trägt die Kosten. Die Abrechnung des Künstlers ändert sich nicht.
Eine andere Gebühr	Die Kosten werden auf diese Gebühr gebucht, zum Beispiel die Buchungsgebühr oder eine Reisegebühr.

Ist Abgezogen von leer, entscheidet Bezahlt von: Kosten, die der Künstler oder die Künstler-Crew bezahlt hat, werden von der Künstlergage abgezogen. Kosten, die die Agentur oder Andere bezahlt haben, trägt die Agentur. Neue Kosten starten mit Bezahlt von auf Agentur und dem Status Bezahlt. Ändern Sie das, wenn der Künstler bezahlt hat oder die Rechnung noch offen ist.

Im Beispiel wird der Flug von der Künstlergage abgezogen. Die Abrechnung von DJ Mosa zeigt also die Künstlergage von €2.500 minus den Flug von €320.

Von Managementhonorar abziehen

Wenn Kosten von der Künstlergage abgezogen werden, erscheint Von Managementhonorar abziehen. Damit legen Sie fest, worauf das Managementhonorar berechnet wird:

• An (Standard): Das Managementhonorar wird auf die Künstlergage nach den Kosten berechnet. Bei 15 % Managementhonorar: 15 % von €2.180.
• Aus: Das Managementhonorar wird auf die volle Künstlergage vor den Kosten berechnet. 15 % von €2.500.

Wählen Sie Aus, wenn Ihr Managementvertrag vorsieht, dass die Provision von der Bruttogage genommen wird.

Kosten zwischen Personen aufteilen

Eine Flugbuchung gilt oft für mehr als eine Person, und nicht jeder wird gleich abgerechnet. Der Flug im Beispiel gilt für DJ Mosa und den Tourmanager. Angenommen, der Künstler zahlt nur seinen eigenen Sitzplatz und die Agentur zahlt für den Tourmanager.

Klicken Sie im Editor auf Kosten aufteilen oder im Menü ⋮ auf Kosten aufteilen. Die Kosten werden sofort in zwei Hälften geteilt:

Jede Zeile hat ihre eigene Bezeichnung, ihren eigenen Betrag, ihr eigenes Abgezogen von und ihre eigene Einstellung für das Managementhonorar:

• Geben Sie einen Betrag ein, oder klicken Sie auf EUR, um die Zeile auf Prozent umzustellen.
• Die letzte Zeile ist der Restbetrag: Sie erhält, was die anderen Zeilen übrig lassen. Klicken Sie auf ihren Betrag, um ihn stattdessen festzulegen.
• Die Summe unter den Zeilen zeigt, ob die Zeilen die Kosten ergeben. Ergeben sie mehr, weist Artistu Sie darauf hin.
• Klicken Sie auf Zeile hinzufügen für eine dritte Person.

Auf der Abrechnung erscheint die Zeile des Künstlers als Flight AMS-RTM crew (DJ Mosa), €160. Die Hälfte des Tourmanagers trägt die Agentur.

Sollen die Zeilen eigene Kostenpositionen werden, zum Beispiel um jeder einen eigenen Status zu geben? Klicken Sie auf Abspalten, wählen Sie die Zeilen aus und klicken Sie auf Auswahl abspalten. Aufteilung entfernen macht aus den Zeilen wieder eine Kostenposition.

Kosten mit einer Gebühr decken

Manchmal zahlt der Veranstalter einen Teil der Kosten. Im Beispiel enthält der Deal einen Catering-Buyout von €200: Der Veranstalter zahlt €200, statt ein Abendessen zu stellen. Das Abendessen der Crew hat €260 gekostet. Der Buyout deckt €200 davon.

Öffnen Sie die Kosten und klicken Sie auf Mit Fee decken. Wählen Sie die Gebühr, aus der sie bezahlt werden: jede Gebühr der Buchung oder einen Buyout aus den Deal-Konditionen:

• Deckt €200 von €260 zeigt, wie viel gedeckt ist.
• Der Rest, hier €60, folgt dem Abgezogen von der Kosten. Hier ist es leer, also trägt die Agentur den Rest.
• Ändert sich die Gebühr, zum Beispiel weil der Buyout in den Deal-Konditionen steigt, passt sich der gedeckte Betrag an.

In der Karte Kosten zeigt eine gedeckte Kostenposition den gedeckten Teil in Grün unter dem Betrag.

Kosten über mehrere Shows teilen

Ein Flug oder ein Hotel gehört oft zu mehr als einer Show. Angenommen, DJ Mosa spielt am Abend davor in Barcelona und fliegt von Barcelona nach Rotterdam. Dieser Flug gehört zu beiden Shows.

Öffnen Sie die Kosten, klicken Sie auf Mit anderer Show teilen und wählen Sie die andere Buchung im Kalender. Geben Sie den Grund und den Anteil ein, als Prozentsatz oder als Betrag:

• Diese Buchung behält €160 zeigt, was auf dieser Buchung bleibt.
• Die andere Buchung erhält eine Kopie ihres Anteils, markiert mit Geteilt von dieser Buchung. Dort ist die Kopie schreibgeschützt. Ändern Sie die Kosten hier, und die Kopie passt sich an.
• Klicken Sie auf Show hinzufügen, um mit weiteren Shows zu teilen.

Die Abrechnung jeder Buchung zählt nur ihren eigenen Anteil. So wird nichts doppelt gezählt.

Alle Kosten auf einen Blick

Finanzen > Kosten listet die Kostenpositionen aller Buchungen in einem Zeitraum:

• Filtern Sie nach Künstler, Zeitraum, Typ und Status, und nutzen Sie die Suche nach Kosten, Buchung, Veranstaltungsort oder Referenz.
• Von Künstlergage zeigt, was jede Kostenposition vom Künstler abzieht. Die Summen unten gelten pro Währung.
• Klicken Sie auf eine Kostenposition, um sie im Deal-Editor der Buchung zu öffnen. Eine geteilte Kopie öffnet die Buchung, von der sie geteilt wurde.
• Kosten hinzufügen fragt zuerst nach der Buchung und öffnet dann den Kosteneditor.
• Exportieren lädt die Liste als PDF oder CSV-Datei herunter, für Ihre Buchhaltung oder für den Künstler.

Wie geht es weiter

Die von der Künstlergage abgezogenen Kosten ergeben zusammen mit den Gebühren und dem Managementhonorar die Abrechnung und die Auszahlung des Künstlers. Siehe Abrechnungen.