Costes: vuelos, hoteles y equipo

Las tarifas son lo que paga el promotor. Los costes son lo que cuesta el show: vuelos, hoteles, trenes, equipo, visados, cenas. Para cada coste, Artistu necesita saber sobre todo una cosa: ¿de qué dinero sale? Eso decide lo que aparece en la liquidación del artista.

Usamos la misma contratación que en Cómo fluye el dinero en Artistu: DJ Mosa en Havenhall, Rotterdam. La agencia ha reservado un vuelo de 320 € para el artista y el tour manager, y lo descuenta del caché del artista.

Dónde encontrarlo

Los costes están en la tarjeta Costos de la pestaña Acuerdo de la contratación, debajo de las tarifas y las condiciones del acuerdo:

• Cantidad es el coste total.
• Del caché del artista es la parte que se descuenta del caché del artista. Aquí, los 320 € completos.
• Estado muestra si el coste sigue en borrador o ya está pagado.

Haz clic en Agregar costo para añadir uno, o haz clic en un coste para cambiarlo. El menú ⋮ tiene Duplicar, Dividir coste y Eliminar.

El editor de costes

• Nombre: qué es, por ejemplo Flight AMS-RTM crew. Aparece así en la liquidación.
• Tipo: Costos de vuelo, Costos de hotel, Alojamiento, Costos de estacionamiento, Equipo, Visa, Buyout, Catering u Otro. El tipo sirve para filtrar y para los totales por tipo.
• Pagado por: quién pagó la factura: el Artista, la Agencia, el Equipo del artista u Otro.
• Deducido de: de qué dinero sale el coste. Lo explicamos más abajo.
• Código de reserva: la referencia de la aerolínea o del hotel, como un PNR. Luego puedes buscar por ella.
• Facturado a: a cuál de tus entidades jurídicas pertenece el coste.
• Cantidad, Porcentaje de IVA y Moneda: introduce el importe sin IVA. ¿Solo tienes el total con IVA? Introdúcelo, rellena el porcentaje de IVA y haz clic en Hacer la cantidad IVA incluido. Artistu calcula el importe sin IVA.
• Nota: cualquier otra cosa, como los horarios del vuelo.

En la parte superior del editor eliges el estado del coste: Borrador, Facturado, Pagada, Abonada o Anulada. El estado te ayuda a llevar el control, pero no cambia la liquidación. Haz clic en Guardar costo cuando termines.

Deducido de: quién asume el coste

Este es el campo que importa para el dinero:

Deducido de	Qué pasa
Caché del artista	El coste reduce lo que recibe el artista. Aparece en su liquidación.
— (vacío)	La agencia asume el coste. La liquidación del artista no cambia.
Otra tarifa	El coste se carga a esa tarifa, como la comisión de reserva o una tarifa de viaje.

Cuando Deducido de está vacío, decide Pagado por: un coste pagado por el Artista o el Equipo del artista se descuenta del caché del artista, y un coste pagado por la Agencia u Otro lo asume la agencia. Los costes nuevos empiezan con Pagado por en Agencia y el estado Pagada, así que cámbialos si pagó el artista o la factura sigue pendiente.

En el ejemplo, el vuelo se descuenta del caché del artista, así que la liquidación de DJ Mosa muestra el caché del artista de 2.500 € menos el vuelo de 320 €.

Deducir de la comisión de gestión

Cuando un coste se descuenta del caché del artista, aparece Deducir de la comisión de gestión. Decide sobre qué importe se calcula la comisión de gestión:

• Activado (por defecto): la comisión de gestión se calcula sobre el caché del artista después del coste. Con una comisión de gestión del 15 %: el 15 % de 2.180 €.
• Desactivado: la comisión de gestión se calcula sobre el caché del artista completo, antes del coste. El 15 % de 2.500 €.

Usa desactivado cuando tu contrato de management diga que la comisión se calcula sobre el caché bruto.

Dividir un coste entre personas

Una reserva de vuelo suele cubrir a más de una persona, y no todos pagan igual. El vuelo del ejemplo cubre a DJ Mosa y al tour manager. Supongamos que el artista solo paga su propio asiento y la agencia paga el del tour manager.

Haz clic en Dividir coste en el editor, o en Dividir coste en el menú ⋮, que divide el coste en dos mitades al momento:

Cada línea tiene su propia Etiqueta, Cantidad, Deducido de y ajuste de Comisión de gestión:

• Escribe un importe, o haz clic en EUR para cambiar la línea a un porcentaje.
• La última línea es el resto: se queda con lo que dejan las demás líneas. Haz clic en su importe para fijarlo.
• El total debajo de las líneas muestra si las líneas suman el coste. Cuando suman más, Artistu te avisa.
• Haz clic en Añadir línea para una tercera persona.

En la liquidación, la línea del artista aparece como Flight AMS-RTM crew (DJ Mosa), 160 €. La mitad del tour manager la asume la agencia.

¿Quieres que las líneas se conviertan en costes separados, por ejemplo para dar a cada una su propio estado? Haz clic en Separar, selecciona las líneas y haz clic en Separar selección. Quitar división vuelve a unir las líneas en un solo coste.

Cubrir un coste con una tarifa

A veces el promotor paga una parte de un coste. En el ejemplo, el acuerdo tiene un buyout de catering de 200 €: el promotor paga 200 € en lugar de ofrecer la cena. La cena del equipo costó 260 €. El buyout cubre 200 € de ese importe.

Abre el coste y haz clic en Cubrir con tarifa. Elige la tarifa que lo paga: cualquier tarifa de la contratación, o un buyout de las condiciones del acuerdo:

• Cubre 200 € de 260 € muestra cuánto está cubierto.
• El resto, aquí 60 €, sigue el Deducido de del coste. Aquí está vacío, así que lo asume la agencia.
• Cuando la tarifa cambia, por ejemplo porque sube el buyout en las condiciones del acuerdo, el importe cubierto cambia con ella.

En la tarjeta Costos, un coste cubierto muestra la parte cubierta en verde debajo del importe.

Compartir un coste entre shows

Un vuelo o un hotel suele pertenecer a más de un show. Supongamos que DJ Mosa toca en Barcelona la noche anterior y vuela de Barcelona a Rotterdam. Ese vuelo pertenece a los dos shows.

Abre el coste, haz clic en Compartir con otro show y elige la otra contratación en el calendario. Introduce el Motivo y la Parte, como porcentaje o como importe:

• Esta contratación conserva 160 € muestra lo que se queda en esta contratación.
• La otra contratación recibe una copia de su parte, marcada como Compartido desde esta contratación. Allí la copia es de solo lectura. Cambia el coste aquí y la copia se actualiza.
• Haz clic en Añadir show para compartirlo con más shows.

La liquidación de cada contratación cuenta solo su propia parte, así que nada se cuenta dos veces.

Todos los costes de un vistazo

Finanzas > Costes muestra las líneas de coste de todas las contrataciones de un periodo:

• Filtra por Artistas, Rango de fechas, Tipo y Estado, y usa Buscar por coste, contratación, recinto o referencia.
• Del caché del artista muestra lo que cada coste le quita al artista. Los totales de abajo son por moneda.
• Haz clic en un coste para abrirlo en el editor del acuerdo de la contratación. Una copia compartida abre la contratación desde la que se compartió.
• Añadir coste te pide primero la contratación y luego abre el editor de costes.
• Exportar descarga la lista como PDF o como archivo CSV, para tu asesor o para el artista.

Qué sigue

Los costes descontados del caché del artista, junto con las tarifas y la comisión de gestión, forman la liquidación y el pago del artista. Consulta Liquidaciones.