Factures : créer, envoyer et être payé

Dans Artistu, une facture part toujours de la réservation : le promoteur, les montants, la date d'échéance et les détails du concert sont remplis pour vous. Cet article suit toute la vie d'une facture : la créer, l'envoyer, relancer et la corriger.

Nous utilisons la même réservation que dans Le parcours de l'argent dans Artistu : DJ Mosa à Havenhall, Rotterdam. L'acompte de 1 250 € est déjà payé. Nous facturons maintenant le solde, lui aussi de 1 250 €, dû 14 jours avant le concert.

Avant votre première facture

Les factures sont envoyées depuis une entité juridique : le nom de votre société, son adresse, son numéro de TVA et ses coordonnées bancaires. Configurez-la une fois dans Paramètres > Entités juridiques. Les paramètres de facturation se trouvent sur la même page :

• Devise par défaut et TVA par défaut % pour les nouvelles lignes de frais.
• Franchise en base de TVA : pour les sociétés qui ne facturent pas de TVA, comme un Kleinunternehmer allemand. Toutes les lignes passent à 0 % et la Mention d'exonération est imprimée sur la facture.
• Jours d'échéance : le délai de paiement standard.
• Référence de facture (préfixe) et Prochain numéro de facture : là où votre numérotation reprend. Utilisez le numéro qui suit la dernière facture de votre ancien système, pour qu'aucun numéro ne soit sauté ni utilisé deux fois.
• Format du numéro de facture : avec ou sans la référence propre à l'artiste, par exemple Référence artiste + préfixe + numéro. La ligne sous le champ montre à quoi ressemblera le prochain numéro. La référence artiste se règle sur l'artiste, sous Référence de facture.
• Langue de la note, Note standard sur la facture et Avertissement : le texte imprimé en bas de chaque facture, dans chaque langue dans laquelle vous facturez. L'avertissement est imprimé en rouge, par exemple pour annoncer de nouvelles coordonnées bancaires.

Vous pouvez aussi charger un logo de facture distinct sur l'entité juridique. Avec plusieurs sociétés, par exemple une entité néerlandaise et une entité britannique, créez une entité juridique pour chacune. Chacune a sa propre numérotation.

1. Créer la facture

Ouvrez la réservation, allez dans l'onglet Factures et cliquez sur Créer une facture. Si l'accord a un échéancier de paiement, Artistu vous demande quel paiement vous voulez facturer :

Les paiements qui ont déjà une facture affichent leur statut et ne peuvent pas être choisis deux fois. Choisissez Facture vierge pour sélectionner vous-même les lignes. Cliquez sur Continuer.

2. Vérifier la facture

L'éditeur ressemble à la facture que votre promoteur recevra. Tout est rempli, vous n'avez qu'à vérifier :

De haut en bas :

• Langue : la langue de la facture et de l'e-mail. Elle suit la langue de la réservation, ou le pays du promoteur.
• Entité juridique : laquelle de vos sociétés envoie la facture. Cliquez sur Ajouter ou mettre à jour mes entités juridiques pour modifier ses informations.
• Destinataire : le promoteur de la réservation. Recherchez une autre entreprise, ou cliquez sur Modifier l'entreprise pour corriger son adresse ou son numéro de TVA.
• Titre : sous le mot Facture, rempli à partir du paiement et du concert. Cliquez sur le crayon pour le modifier.
• Numéro de facture : le prochain numéro de l'entité juridique. Décochez Incrémenter le numéro de facture ? si cette facture ne doit pas faire avancer le compteur. Ajoutez un Numéro de commande de l'entreprise quand le promoteur en demande un.
• Lignes : les lignes de frais de la réservation. Les lignes qui ne font pas partie de cette facture sont grisées. Cliquez sur + pour en ajouter une ou sur − pour la retirer. Faites glisser les lignes pour changer leur ordre.
• Ajouter des frais personnalisés : une ligne pour cette facture uniquement, comme des frais de retard. Cliquez sur une ligne pour modifier son nom, son montant ou sa TVA.
• Ajouter une retenue à la source : pour les pays où le promoteur retient un impôt sur le cachet artiste, en pourcentage ou en montant.
• Note et avertissement : issus de votre entité juridique, et modifiables pour cette facture.
• Date d'échéance : une date fixe, ou une règle qui reste juste quand le concert est déplacé : un nombre de jours après la date de facture, avant le show, après le show ou après la signature. Depuis l'échéancier, elle est déjà réglée : 14 jours avant le concert.

3. Enregistrer ou envoyer

En bas de l'éditeur, vous choisissez la suite :

• Créer enregistre la facture en Brouillon. Vous pouvez encore tout modifier.
• Créer et envoyer l'enregistre et ouvre l'e-mail.
• Envoyer avec Peppol l'enregistre et la transmet via le réseau Peppol. Voir Peppol ci-dessous.

Artistu vous avertit quand le numéro de facture est déjà utilisé, ou quand la date d'échéance est passée, ce qui mettrait la facture en retard dès le départ.

La nouvelle facture apparaît dans l'onglet Factures de la réservation, avec son statut et sa date d'échéance :

4. L'envoyer par e-mail

Cliquez sur Envoyer la facture sur la facture, ou sur Créer et envoyer dans l'éditeur :

• À est rempli avec l'adresse de facturation du promoteur. Ajoutez des adresses en CC ou CCI si besoin.
• Répondre à est votre propre adresse, pour que les réponses vous parviennent.
• L'Objet et la Note viennent de votre modèle d'e-mail Facture prête, dans la langue de la facture. Modifiez-les pour cet e-mail si vous le souhaitez.
• Le PDF est joint.

Relances automatiques

Ouvrez Relances automatiques et activez Envoyer des relances automatiques pour qu'Artistu relance à votre place. Indiquez quand part la première relance, par exemple 3 jours après la date d'échéance, et à quelle fréquence elle se répète, par exemple tous les 7 jours, jusqu'à 5 fois. Les relances s'arrêtent automatiquement une fois la facture payée.

Les valeurs par défaut de chaque facture se règlent dans Paramètres > Modèles d'e-mail > Relance de facture, où vous rédigez aussi le texte de la relance. Vous pouvez toujours en envoyer une à la main avec Envoyer un rappel sur la facture.

À la date d'échéance, Artistu vous prévient aussi, vous et non le promoteur, que la facture est en retard.

Peppol

Peppol dépose la facture directement dans le logiciel comptable du promoteur, sans e-mail. En Belgique, c'est obligatoire entre entreprises, et d'autres pays suivent.

Pour l'utiliser, configurez Peppol sur votre entité juridique dans Paramètres > Entités juridiques. Artistu déduit votre identifiant Peppol des informations de votre société, et un représentant autorisé effectue une courte vérification d'identité. Ensuite, Envoyer avec Peppol apparaît dans l'éditeur de facture et sur les factures en brouillon.

À l'envoi, Artistu recherche le promoteur sur le réseau Peppol. Quand une facture a 0 % de TVA, vous choisissez le motif, par exemple Autoliquidation (client professionnel de l'UE) ou Exportation hors de l'UE. Le panneau Livraison Peppol de la facture affiche ensuite En cours, Livrée ou Échec, avec le motif en cas d'échec.

5. Être payé

Artistu n'encaisse pas l'argent lui-même. Quand le paiement est sur votre compte bancaire, cliquez sur Marquer comme payé sur la réservation ou sur la facture. L'échéancier de l'onglet Accord, le statut des frais et le relevé de l'artiste sont mis à jour immédiatement.

Statuts

Statut	Signification
Brouillon	Créée, pas encore envoyée. Encore entièrement modifiable.
Envoyé	Envoyée par e-mail ou via Peppol, ou marquée comme envoyée.
En retard	Envoyée, non payée et échéance dépassée. Artistu le détermine lui-même.
Payé	L'argent est arrivé.
Crédité	Annulée par un avoir.
Annulé	Annulée avant d'avoir servi. Aucun avoir n'est créé.

6. Factures verrouillées et corrections

Dès qu'une facture est Envoyé, Payé ou Crédité, elle est verrouillée : l'éditeur est remplacé par le PDF, et une ligne en haut indique quand et comment elle a été envoyée.

Cela garde votre comptabilité juste : une facture reçue par le promoteur ne change plus jamais. Pour la corriger :

1. Cliquez sur Créditer la facture. Artistu crée un avoir avec les mêmes lignes en montants négatifs, et l'original passe en Crédité. Ses relances s'arrêtent.
2. Envoyez l'avoir au promoteur.
3. Créez une nouvelle facture correcte.

Quand vous annulez une réservation, Artistu propose de créditer d'un coup toutes ses factures envoyées et payées. Voir Avoirs automatiques.

Une facture envoyée ne peut pas être supprimée. Les brouillons et les factures annulées, si. Remettre une facture envoyée en Brouillon la déverrouille, mais ne le faites que si le promoteur ne l'a jamais réellement reçue.

Le panneau Historique sous chaque facture montre qui l'a créée, modifiée, envoyée et marquée, ainsi que chaque relance envoyée.

Factures d'un autre système

Vous avez facturé ce concert depuis votre logiciel comptable ? Dans l'onglet Factures de la réservation, cliquez sur Enregistrer une facture d'un autre système. Saisissez les frais, le numéro, la date et le montant, et chargez le PDF si vous l'avez.

La réservation, l'échéancier et les relevés affichent alors l'ensemble. Artistu n'utilise pas sa propre numérotation pour cette facture et n'envoie rien au promoteur.

Toutes les factures en un coup d'œil

Financier > Factures liste toutes les factures de votre agence :

• Rechercher par numéro ou par entreprise, et filtrer par Date et Statut. Impayé montre tout ce qui doit encore arriver, et En retard ce qui est en retard.
• Plus de filtres affine par entité juridique, artiste, type de frais ou date de réservation.
• Le bouton des colonnes affiche des colonnes supplémentaires, comme la date de réservation, la TVA ou la retenue à la source.
• Le menu ⋮ télécharge les factures de la liste en ZIP de PDF, ou les exporte en CSV ou JSON pour votre comptable.
• Créer une facture crée une facture qui n'est liée à aucune réservation. Vous pourrez la rattacher à une réservation plus tard.

Les factures de versement à l'artiste et les factures de commission de gestion se créent depuis le relevé. Voir Relevés.