Coûts : vols, hôtels et équipe

Les frais sont ce que paie le promoteur. Les coûts sont ce que coûte le concert : vols, hôtels, trains, équipe, visas, dîners. Pour chaque coût, Artistu doit surtout savoir une chose : sur quel argent est-il prélevé ? C'est ce qui détermine ce qui figure sur le relevé de l'artiste.

Nous reprenons la même réservation que dans Le parcours de l'argent dans Artistu : DJ Mosa à Havenhall, Rotterdam. L'agence a réservé un vol de 320 € pour l'artiste et le tour manager, et le déduit du cachet artiste.

Où le trouver

Les coûts se trouvent dans la carte Coûts de l'onglet Accord de la réservation, sous les frais et les conditions de l'accord :

• Montant est le coût total.
• Du cachet artiste est la part déduite du cachet artiste. Ici, la totalité des 320 €.
• Statut indique si le coût est encore un brouillon ou déjà payé.

Cliquez sur Ajouter un coût pour en ajouter un, ou cliquez sur un coût pour le modifier. Le menu ⋮ propose Dupliquer, Répartir le coût et Supprimer.

L'éditeur de coût

• Nom : ce que c'est, par exemple Flight AMS-RTM crew. Il est imprimé tel quel sur le relevé.
• Type : Frais de vol, Frais d'hôtel, Hébergement, Frais de stationnement, Équipe, Visa, Buyout, Restauration ou Autre. Le type sert à filtrer et aux totaux par type.
• Payé par : qui a réglé la facture : l'Artiste, l'Agence, l'Équipe de l'artiste ou Autre.
• Déduit de : sur quel argent le coût est prélevé. Voir ci-dessous.
• Code de réservation : la référence de la compagnie aérienne ou de l'hôtel, par exemple un PNR. Vous pourrez la rechercher plus tard.
• Facturé à : l'entité juridique à laquelle le coût appartient.
• Montant, Pourcentage de TVA et Devise : saisissez le montant hors TVA. Vous n'avez que le total TTC ? Saisissez-le, indiquez le pourcentage de TVA et cliquez sur Rendre le montant TTC. Artistu calcule le montant hors TVA.
• Note : tout le reste, par exemple les horaires du vol.

En haut de l'éditeur, vous choisissez le statut du coût : Brouillon, Facturé, Payé, Crédité ou Annulé. Le statut vous aide à suivre vos coûts, mais il ne change pas le relevé. Cliquez sur Enregistrer le coût quand vous avez terminé.

Déduit de : qui prend le coût en charge

C'est le champ qui compte pour l'argent :

Déduit de	Ce qui se passe
Cachet artiste	Le coût réduit ce que l'artiste reçoit. Il figure sur son relevé.
— (vide)	L'agence prend le coût en charge. Le relevé de l'artiste ne change pas.
Autres frais	Le coût est imputé sur ces frais, par exemple les frais de booking ou des frais de voyage.

Quand Déduit de est vide, c'est Payé par qui décide : un coût payé par l'Artiste ou l'Équipe de l'artiste est déduit du cachet artiste, un coût payé par l'Agence ou Autre est pris en charge par l'agence. Les nouveaux coûts commencent avec Payé par réglé sur Agence et le statut Payé : modifiez-les si l'artiste a payé ou si la facture n'est pas encore réglée.

Dans l'exemple, le vol est déduit du cachet artiste. Le relevé de DJ Mosa affiche donc le cachet artiste de 2 500 € moins le vol de 320 €.

Déduire des honoraires de gestion

Quand un coût est déduit du cachet artiste, Déduire des honoraires de gestion apparaît. Ce réglage détermine la base de calcul de la commission de gestion :

• Activé (par défaut) : la commission de gestion est calculée sur le cachet artiste après le coût. Avec une commission de gestion de 15 % : 15 % de 2 180 €.
• Désactivé : la commission de gestion est calculée sur le cachet artiste complet, avant le coût. 15 % de 2 500 €.

Choisissez Désactivé quand votre contrat de management prévoit que la commission est prise sur le cachet brut.

Répartir un coût entre plusieurs personnes

Une réservation de vol couvre souvent plus d'une personne, et tout le monde n'est pas payé de la même façon. Le vol de l'exemple couvre DJ Mosa et le tour manager. Disons que l'artiste ne paie que sa propre place, et que l'agence paie celle du tour manager.

Cliquez sur Répartir le coût dans l'éditeur, ou sur Répartir le coût dans le menu ⋮, qui divise directement le coût en deux moitiés :

Chaque ligne a ses propres réglages Libellé, Montant, Déduit de et Honoraires de gestion :

• Saisissez un montant, ou cliquez sur EUR pour passer la ligne en pourcentage.
• La dernière ligne est le Solde : elle prend ce que les autres lignes laissent. Cliquez sur son montant pour le fixer.
• Le total sous les lignes indique si les lignes correspondent au coût. Si elles le dépassent, Artistu vous le signale.
• Cliquez sur Ajouter une ligne pour une troisième personne.

Sur le relevé, la ligne de l'artiste apparaît comme Flight AMS-RTM crew (DJ Mosa), 160 €. La moitié du tour manager est prise en charge par l'agence.

Vous voulez que les lignes deviennent des coûts séparés, par exemple pour donner à chacune son propre statut ? Cliquez sur Détacher, sélectionnez les lignes et cliquez sur Détacher la sélection. Supprimer la répartition refait des lignes un seul coût.

Couvrir un coût avec des frais

Parfois, le promoteur paie une partie d'un coût. Dans l'exemple, l'accord prévoit un buyout restauration de 200 € : le promoteur paie 200 € au lieu de fournir le dîner. Le dîner de l'équipe a coûté 260 €. Le buyout en couvre 200 €.

Ouvrez le coût et cliquez sur Couvrir avec un honoraire. Choisissez les frais qui le paient : n'importe quels frais de la réservation, ou un buyout des conditions de l'accord :

• Couvre 200 € sur 260 € indique le montant couvert.
• Le reste, ici 60 €, suit le Déduit de du coût. Ici il est vide, donc l'agence le prend en charge.
• Quand les frais changent, par exemple parce que le buyout augmente dans les conditions de l'accord, le montant couvert suit.

Dans la carte Coûts, un coût couvert affiche la part couverte en vert sous le montant.

Partager un coût entre plusieurs concerts

Un vol ou un hôtel appartient souvent à plus d'un concert. Disons que DJ Mosa joue à Barcelone la veille et prend l'avion de Barcelone à Rotterdam. Ce vol appartient aux deux concerts.

Ouvrez le coût, cliquez sur Partager avec un autre show et choisissez l'autre réservation dans le calendrier. Indiquez la Raison et la Part, en pourcentage ou en montant :

• Cette réservation conserve 160 € indique ce qui reste sur cette réservation.
• L'autre réservation reçoit une copie de sa part, marquée Partagé depuis cette réservation. Là-bas, la copie est en lecture seule. Modifiez le coût ici et la copie suit.
• Cliquez sur Ajouter un show pour partager avec d'autres concerts.

Le relevé de chaque réservation ne compte que sa propre part, donc rien n'est compté deux fois.

Tous les coûts en un coup d'œil

Financier > Coûts liste les lignes de coûts de toutes les réservations sur une période :

• Filtrez par Artistes, Période, Type et Statut, et utilisez Rechercher par coût, réservation, lieu ou référence.
• Du cachet artiste indique ce que chaque coût prélève à l'artiste. Les totaux en bas sont par devise.
• Cliquez sur un coût pour l'ouvrir dans l'éditeur d'accord de la réservation. Une copie partagée ouvre la réservation d'où elle a été partagée.
• Ajouter un coût demande d'abord la réservation, puis ouvre l'éditeur de coût.
• Exporter télécharge la liste en PDF ou en fichier CSV, pour votre comptable ou pour l'artiste.

Et ensuite

Les coûts déduits du cachet artiste, avec les frais et la commission de gestion, forment le relevé et le versement de l'artiste. Voir Relevés.