Financier
De l'offre au paiement : un exemple complet
Les autres articles financiers expliquent chaque partie séparément. Celui-ci fait tout le travail une fois, dans l'ordre de la vraie vie : un promoteur envoie une offre, vous négociez, signez, facturez, payez les coûts et payez l'artiste. À la fin, nous vérifions où est allé chaque euro.
La réservation : Warehouse Collective à Utrecht veut DJ Mosa le jeudi 10 décembre. Ils offrent 2 000 €.
1. L'offre arrive
Le promoteur a rempli votre formulaire d'offre, donc l'offre arrive dans Calendrier > Offres, dans la colonne Demande :
Cliquez sur l'offre pour l'ouvrir. Vous voyez la date, le lieu, le contact et le cachet proposé par le promoteur.
2. Négocier
2 000 € est trop bas pour une tête d'affiche. Cliquez sur Contre-offre, écrivez vos conditions dans Notes et cliquez sur Envoyer la contre-offre. Le promoteur reçoit votre note par e-mail, et elle apparaît sous Activité dans l'offre :
Sam, de Warehouse Collective, accepte 2 400 € plus les frais de booking de 20 %, avec un hôtel pour deux. Modifiez le cachet artiste sous Accord à 2 400 et cliquez sur Enregistrer les modifications.
3. Accepter l'offre
Cliquez sur Accepter comme option. Artistu crée la réservation avec le statut Option, lie le promoteur, copie le cachet de l'offre et envoie une confirmation au promoteur par e-mail. Cliquez sur Ouvrir la réservation.
La réservation a maintenant un seul frais : le cachet artiste de 2 400 €. Le reste de l'accord se configure sur la réservation elle-même.
4. Définir les conditions de l'accord
Allez dans l'onglet Accord et cliquez sur Définir les conditions de l'accord :
- Garantie : 2 400.
- Frais de booking : 20 %, En plus de la garantie. Cela fait 480 € pour l'agence, payés par le promoteur.
- Échéancier de paiement : un Acompte de 50 % et les Frais de booking, tous deux 14 jours après la signature, et le Solde pour le reste, 14 jours avant le concert.
- Le promoteur fournit : Repas, Hôtel, Transport terrestre et le Rider. Le train pour Utrecht est à la charge du côté artiste.
Cliquez sur Enregistrer, puis sur Appliquer à l'accord. La réservation a maintenant deux frais :
| Paiement | Quand | Montant |
|---|---|---|
| Acompte | 14 jours après la signature | 1 200 € |
| Frais de booking | 14 jours après la signature | 480 € |
| Solde | 14 jours avant le concert | 1 200 € |
Voir Conditions de l'accord et échéancier de paiement pour toutes les options.
5. Ajouter les coûts
L'agence réserve le train pour DJ Mosa et le tour manager : 64 €. L'artiste paie son propre voyage, donc le coût est déduit du cachet artiste. Sous Coûts, cliquez sur Ajouter un coût :
- Nom : Train AMS-UTR, artist and tour manager. Type : Autre.
- Payé par : Agence. Déduit de : Cachet artiste.
- Déduire des honoraires de gestion reste activé, donc la commission de gestion est calculée sur le cachet après le train.
- Montant 64, Pourcentage de TVA 9.
Cliquez sur Enregistrer le coût. Voir Coûts pour répartir, couvrir et partager des coûts.
6. Envoyer le contrat
Avant de créer le contrat, vérifiez que l'entreprise du promoteur a une adresse de facturation. Le contrat et les factures l'impriment. Ici, elle manquait, donc nous avons cliqué sur Modifier l'entreprise et ajouté Industrieweg 12, Utrecht, et le numéro de TVA.
Allez dans l'onglet Contrats, cliquez sur Créer un contrat, vérifiez le texte et cliquez sur Créer et envoyer par e-mail :
Cliquez sur Créer et envoyer. Sam reçoit un lien pour signer en ligne. Une fois signé, le contrat affiche Signé. Quand un promoteur signe sur papier, cliquez sur Marquer comme signé.
La signature ne change pas le statut de la réservation. Cliquez sur Option en haut de la réservation et choisissez Confirmé :
L'acompte et les frais de booking sont maintenant dus 14 jours après la signature : le 4 novembre.
7. Facturer l'acompte et les frais de booking
Allez dans l'onglet Factures et cliquez sur Créer une facture. Choisissez Acompte :
L'éditeur s'ouvre avec la ligne du cachet artiste de 1 200 €. Les frais de booking sont dus le même jour, alors mettez-les sur la même facture : la ligne Frais de booking apparaît en grisé en dessous, cliquez sur + pour l'ajouter.
La facture fait 1 680 € plus 100,80 € de TVA sur les frais de booking : 1 780,80 €. Cliquez sur Créer et envoyer, puis sur Envoyer la facture.
Quand l'argent arrive, cliquez sur Marquer comme payé. La prochaine fois que vous cliquez sur Créer une facture, l'acompte affiche Payée et les frais de booking Plus rien à facturer.
Marquez-la payée le jour où l'argent arrive
Un relevé ne compte que les factures marquées Payé. Une facture payée à la banque mais pas dans Artistu laisse le versement de l'artiste à zéro.
8. Facturer le solde
Le 26 novembre, créez la deuxième facture de la même façon et choisissez Solde : 1 200 €. Envoyez-la, et marquez-la comme payée quand l'argent arrive.
L'onglet Accord affiche maintenant les deux frais comme Payé, et chaque paiement de l'échéancier avec sa facture :
9. Payer l'artiste
Après le concert, allez dans Financier > Relevés. Choisissez DJ Mosa, décembre 2026 et une Commission de gestion de 15. Sélectionnez uniquement le concert d'Utrecht :
La ligne calcule ce que reçoit DJ Mosa :
| Colonne | Montant |
|---|---|
| Cachet artiste | 2 400,00 € |
| Déduit du cachet de l'artiste | −64,00 € |
| Commission de gestion (15 %) | −350,40 € |
| Dû à l'artiste | 1 985,60 € |
La commission de gestion est de 15 % de 2 336 €, le cachet artiste après le train.
Virez 1 985,60 € à DJ Mosa. Cliquez ensuite sur le statut Versement de la ligne et choisissez Marquer comme payé, puis cliquez sur Enregistrer le relevé pour figer les montants. Nous l'avons nommé « DJ Mosa, Utrecht 10 décembre ». La ligne reçoit un cadenas, elle ne peut donc jamais être payée deux fois.
Besoin d'une facture de versement de l'artiste, ou avez-vous payé en plusieurs fois ? Voir Relevés et versements aux artistes.
Où est allé chaque euro
Le promoteur a payé 2 880 € hors TVA. Voici où cet argent a fini :
| Qui | Quoi | Montant |
|---|---|---|
| DJ Mosa | Versement | 1 985,60 € |
| Agence | Frais de booking | 480,00 € |
| Agence | Commission de gestion (15 %) | 350,40 € |
| Agence | Train, remboursé | 64,00 € |
| Total | 2 880,00 € |
Les 100,80 € de TVA sur les frais de booking vont à l'administration fiscale. Si les montants de votre propre relevé ne s'additionnent pas ainsi, la cause habituelle est une facture qui n'est pas marquée comme payée, ou un coût avec le mauvais Déduit de.
Et ensuite
C'est le dernier article de la série financière. Commencez par Le parcours de l'argent dans Artistu pour la vue d'ensemble, ou allez directement à Factures, Coûts ou Relevés.