Le parcours de l'argent dans Artistu

Dans Artistu, chaque montant naît sur une réservation et aboutit sur un relevé. Cet article suit une réservation à chaque étape, pour que vous voyiez d'où vient chaque chiffre et où il va ensuite.

La réservation d'exemple

Nous utilisons la même réservation tout au long de cet article :

• DJ Mosa à Havenhall, Rotterdam le 12 décembre.
• Une garantie de 2 500 €, plus 20 % de frais de booking en plus : 500 € pour l'agence.
• Un buyout catering de 200 € : le promoteur paie 200 € au lieu de fournir le dîner.
• Le promoteur paie 50 % à la signature, le solde 14 jours avant le concert et les frais de booking 14 jours avant le concert.
• L'agence a payé un vol de 320 € pour l'artiste et le déduit du cachet artiste.

1. Conditions de l'accord : ce que vous avez convenu

Ouvrez la réservation et allez dans l'onglet Accord. Sous Conditions de l'accord, saisissez ce que vous avez convenu avec le promoteur :

• Garantie : le minimum que touche l'artiste.
• Frais de booking : un pourcentage, facturé En plus de la garantie ou Inclus dans la garantie.
• Par billet, % billetterie et bonus sold-out pour les accords qui dépendent de la billetterie.
• Buyouts : des montants fixes que le promoteur paie au lieu de fournir quelque chose, comme le catering ou un hôtel.
• Échéancier de paiement : quand le promoteur paie quoi.
• Le promoteur fournit : ce que le promoteur prend en charge, comme l'hôtel ou le transport sur place.

2. Frais : ce que vous allez facturer

Les conditions de l'accord décrivent ce qui a été convenu. Les Frais sont les lignes que vous facturez réellement. Cliquez sur Appliquer à l'accord pour transformer les conditions en lignes de frais. Pour l'exemple, cela donne trois lignes :

Ligne de frais	Montant
Cachet artiste	2 500 €
Frais de booking	500 €
Catering / dîner buyout	200 €

Quelques points à connaître :

• Enregistrer les conditions de l'accord ne modifie pas les frais. Quand les deux diffèrent, le libellé Lignes non synchronisées apparaît à côté de Appliquer à l'accord.
• Les frais déjà facturés restent tels quels. Appliquer à nouveau l'accord ne met à jour que les lignes qui ne figurent pas sur une facture envoyée ou payée.
• Par billet, % billetterie et bonus sold-out ne deviennent jamais des lignes de frais, car le montant n'est connu qu'après le concert. Ajoutez-les comme frais une fois le montant connu.
• Chaque ligne de frais a un statut (Brouillon, Facturé, Payé, Crédité) qui suit les factures sur lesquelles elle figure.

3. Échéancier de paiement : quand le promoteur paie

L'échéancier répartit les frais en paiements. Chaque paiement affiche son montant et sa date d'échéance sous les conditions de l'accord :

Paiement	Quand	Montant
Acompte	50 % à la signature	1 250 €
Solde	Solde, 14 jours avant	1 250 €
Frais de booking	Frais de booking, 14 jours avant	500 €

Les pourcentages et le solde répartissent ce que laissent les paiements Frais de booking et Cachet artiste. Ici, c'est la garantie de 2 500 €, donc 50 % font 1 250 €.

Répartir les paiements sur détermine ce que couvre l'échéancier :

• Garantie : le cachet artiste, plus les frais de booking lorsqu'ils sont inclus dans la garantie ou ont leur propre paiement, comme dans l'exemple. Le buyout de 200 € est facturé à part.
• Tous les frais : toutes les lignes de frais, buyouts compris.

4. Factures : demander au promoteur de payer

Allez dans l'onglet Factures et cliquez sur Créer une facture. Artistu vous demande quel paiement de l'échéancier vous voulez facturer, ou vous laisse partir d'une facture vierge.

Choisissez Acompte : la facture s'ouvre avec la ligne de cachet artiste de 1 250 € déjà remplie, une date d'échéance issue de l'échéancier et le promoteur comme destinataire. Ensuite :

• Créer enregistre la facture en brouillon.
• Créer et envoyer l'envoie par e-mail au promoteur.
• Envoyer avec Peppol la dépose directement dans le logiciel comptable du promoteur.

Quand l'argent arrive, cliquez sur Marquer comme payé. Artistu n'encaisse pas les paiements lui-même, c'est donc à vous de les enregistrer.

Une facture envoyée est verrouillée. Pour la corriger, créez un avoir puis une nouvelle facture. Les factures faites dans un autre système peuvent être ajoutées avec Enregistrer une facture d'un autre système, pour que la réservation affiche toujours l'ensemble.

5. Coûts : ce que le concert a coûté

Les coûts se trouvent dans la carte Coûts de l'onglet Accord. Pour chaque coût, vous indiquez :

• Payé par : l'artiste, l'agence, l'équipe de l'artiste ou quelqu'un d'autre.
• Déduit de : sur quel argent le coût est prélevé. Choisissez Cachet artiste et le coût réduit ce que l'artiste reçoit. Laissez vide et l'agence le prend en charge.

Dans l'exemple, l'agence a payé un vol de 320 € et le déduit du cachet artiste. Vous pouvez aussi répartir un coût entre plusieurs parties, le couvrir avec des frais payés par le promoteur, ou partager un même coût entre plusieurs concerts. Voir Coûts.

6. Relevés : ce que l'artiste a gagné

Allez dans Financier > Relevés, choisissez l'artiste et la période. Chaque réservation de cette période obtient une ligne :

Pour chaque réservation, le relevé calcule ce qui est dû à l'artiste :

Dû à l'artiste = cachet artiste − coûts déduits du cachet artiste − retenue à la source + autres frais marqués comme dus à l'artiste

Avec un pourcentage de commission de gestion, cette commission est aussi soustraite, ce qui donne le versement.

Pour la réservation d'exemple, seul l'acompte est payé pour l'instant : 1 250 € de cachet artiste − 320 € de vol = 930 € dus à l'artiste. Une fois le solde payé, la ligne passe à 2 500 € − 320 € = 2 180 €.

Les frais de booking apparaissent comme revenu de l'agence dans le relevé, mais n'entrent jamais dans le versement à l'artiste.

7. Versement : payer l'artiste

Depuis le même relevé :

• Marquer le versement passe chaque réservation en En attente, Prêt ou Payé, et Enregistrer le paiement enregistre les paiements partiels.
• Créer une facture transforme la sélection en facture de versement, avec en option la commission de gestion sur une facture séparée.
• Enregistrer le relevé fige le relevé, pour qu'une réservation ne puisse pas se retrouver dans deux relevés.
• Exporter vous donne un PDF à envoyer à l'artiste, ou un CSV pour votre comptable.

Où trouver quoi

Vous voulez	Allez dans
Saisir ce que vous avez convenu	Réservation > Accord > Conditions de l'accord
Créer les lignes à facturer	Réservation > Accord > Appliquer à l'accord
Facturer un paiement	Réservation > Factures
Ajouter un vol, un hôtel ou l'équipe	Réservation > Accord > Coûts
Voir toutes les factures	Financier > Factures
Voir tous les coûts	Financier > Coûts
Calculer et payer ce qui revient à l'artiste	Financier > Relevés
Voir les totaux par artiste ou par période	Financier > Aperçu