Costi: voli, hotel e team

I compensi sono ciò che paga il promoter. I costi sono ciò che costa lo show: voli, hotel, treni, team, visti, cene. Per ogni costo Artistu deve sapere soprattutto una cosa: da quali soldi esce? Questo decide cosa finisce nel rendiconto dell'artista.

Usiamo lo stesso ingaggio di Come scorre il denaro in Artistu: DJ Mosa all'Havenhall, Rotterdam. L'agenzia ha prenotato un volo da 320 € per l'artista e il tour manager, e lo detrae dal compenso artista.

Dove trovarli

I costi si trovano nella scheda Costi della scheda Accordo dell'ingaggio, sotto i compensi e le condizioni dell'accordo:

• Importo è il costo completo.
• Dal compenso artista è la parte detratta dal compenso artista. Qui tutti i 320 €.
• Stato mostra se il costo è ancora una bozza o è già pagato.

Clicca Aggiungi costo per aggiungerne uno, oppure clicca un costo per modificarlo. Il menu ⋮ contiene Duplica, Suddividi costo e Rimuovi.

L'editor dei costi

• Nome: cos'è, ad esempio Flight AMS-RTM crew. Viene stampato così nel rendiconto.
• Tipo: Costi di volo, Costi dell'hotel, Alloggio, Costi di parcheggio, Team, Visto, Buyout, Catering o Altro. Il tipo serve per filtrare e per i totali per tipo.
• Pagato da: chi ha pagato il conto: l'Artista, l'Agenzia, il Team dell'artista o Altro.
• Detratto da: da quali soldi esce il costo. Vedi sotto.
• Codice di prenotazione: il riferimento della compagnia aerea o dell'hotel, ad esempio un PNR. Puoi cercarlo in seguito.
• Fatturato a: a quale dei tuoi soggetti giuridici appartiene il costo.
• Importo, Percentuale IVA e Valuta: inserisci l'importo senza IVA. Hai solo il totale IVA inclusa? Inseriscilo, compila la percentuale IVA e clicca Rendi l'importo IVA inclusa. Artistu calcola l'importo senza IVA.
• Nota: tutto il resto, ad esempio gli orari del volo.

In cima all'editor imposti lo stato del costo: Bozza, Fatturato, Pagata, Accreditata o Annullata. Lo stato ti aiuta a tenere traccia, ma non cambia il rendiconto. Clicca Salva costo quando hai finito.

Detratto da: chi sostiene il costo

Questo è il campo che conta per i soldi:

Detratto da	Cosa succede
Compenso artista	Il costo riduce ciò che riceve l'artista. Compare nel suo rendiconto.
— (vuoto)	L'agenzia sostiene il costo. Il rendiconto dell'artista non cambia.
Un altro compenso	Il costo viene registrato su quel compenso, ad esempio la commissione di booking o un compenso di viaggio.

Quando Detratto da è vuoto, decide Pagato da: un costo pagato dall'Artista o dal Team dell'artista viene detratto dal compenso artista, un costo pagato dall'Agenzia o da Altro è a carico dell'agenzia. I nuovi costi partono con Pagato da impostato su Agenzia e lo stato Pagata, quindi cambiali se ha pagato l'artista o se la fattura è ancora aperta.

Nell'esempio il volo è detratto dal compenso artista, quindi il rendiconto di DJ Mosa mostra il compenso artista di 2.500 € meno il volo di 320 €.

Dedurre dalla commissione di gestione

Quando un costo è detratto dal compenso artista, compare Dedurre dalla commissione di gestione. Decide su cosa viene calcolata la commissione di gestione:

• Attivato (predefinito): la commissione di gestione viene calcolata sul compenso artista dopo il costo. Con una commissione di gestione del 15%: il 15% di 2.180 €.
• Disattivato: la commissione di gestione viene calcolata sul compenso artista pieno, prima del costo. Il 15% di 2.500 €.

Usa disattivato quando il tuo contratto di management dice che la commissione si prende sul compenso lordo.

Suddividere un costo tra più persone

Una prenotazione di volo copre spesso più di una persona, e non tutti pagano allo stesso modo. Il volo dell'esempio copre DJ Mosa e il tour manager. Diciamo che l'artista paga solo il proprio posto e l'agenzia paga quello del tour manager.

Clicca Suddividi costo nell'editor, oppure Suddividi costo nel menu ⋮, che divide subito il costo in due metà:

Ogni riga ha la propria Etichetta, il proprio Importo, il proprio Detratto da e la propria impostazione Commissione di gestione:

• Scrivi un importo, oppure clicca EUR per passare la riga a una percentuale.
• L'ultima riga è il resto: prende quanto lasciano le altre righe. Clicca il suo importo per fissarlo.
• Il totale sotto le righe mostra se le righe corrispondono al costo. Quando superano il costo, Artistu te lo segnala.
• Clicca Aggiungi riga per una terza persona.

Nel rendiconto la riga dell'artista compare come Flight AMS-RTM crew (DJ Mosa), 160 €. La metà del tour manager è a carico dell'agenzia.

Vuoi che le righe diventino costi separati, ad esempio per dare a ognuna il proprio stato? Clicca Scorpora, seleziona le righe e clicca Scorpora selezione. Rimuovi suddivisione riunisce le righe in un unico costo.

Coprire un costo con un compenso

A volte il promoter paga una parte di un costo. Nell'esempio, l'accordo prevede un buyout catering di 200 €: il promoter paga 200 € invece di offrire la cena. La cena del team è costata 260 €. Il buyout ne copre 200 €.

Apri il costo e clicca Copri con compenso. Scegli il compenso che lo paga: qualsiasi compenso dell'ingaggio, oppure un buyout dalle condizioni dell'accordo:

• Copre 200 € di 260 € mostra quanto è coperto.
• Il resto, qui 60 €, segue il Detratto da del costo. Qui è vuoto, quindi è a carico dell'agenzia.
• Quando il compenso cambia, ad esempio perché il buyout nelle condizioni dell'accordo aumenta, l'importo coperto si adegua.

Nella scheda Costi, un costo coperto mostra la parte coperta in verde sotto l'importo.

Condividere un costo tra più show

Un volo o un hotel appartiene spesso a più di uno show. Diciamo che DJ Mosa suona a Barcellona la sera prima e vola da Barcellona a Rotterdam. Quel volo appartiene a entrambi gli show.

Apri il costo, clicca Condividi con un altro show e scegli l'altro ingaggio dal calendario. Inserisci il Motivo e la Quota, come percentuale o come importo:

• Questo ingaggio conserva 160 € mostra cosa resta su questo ingaggio.
• L'altro ingaggio riceve una copia della sua quota, contrassegnata con Condiviso da questo ingaggio. Lì la copia è di sola lettura. Modifica il costo qui e la copia si adegua.
• Clicca Aggiungi show per condividere con altri show.

Il rendiconto di ogni ingaggio conta solo la propria quota, quindi niente viene contato due volte.

Tutti i costi in un colpo d'occhio

Finanze > Costi elenca le righe di costo di tutti gli ingaggi in un periodo:

• Filtra per Artisti, Intervallo di date, Tipo e Stato, e usa Cerca per costo, ingaggio, locale o riferimento.
• Dal compenso artista mostra quanto ogni costo toglie all'artista. I totali in fondo sono per valuta.
• Clicca un costo per aprirlo nell'editor dell'accordo dell'ingaggio. Una copia condivisa apre l'ingaggio da cui è stata condivisa.
• Aggiungi costo chiede prima l'ingaggio, poi apre l'editor dei costi.
• Esporta scarica l'elenco come PDF o come file CSV, per il tuo commercialista o per l'artista.

Cosa c'è dopo

I costi detratti dal compenso artista, insieme ai compensi e alla commissione di gestione, formano il rendiconto e il pagamento dell'artista. Vedi Rendiconti.