Fatture: crea, invia e fatti pagare

In Artistu una fattura nasce sempre dall'ingaggio, quindi promoter, importi, scadenza e dettagli dello show sono già compilati. Questo articolo segue l'intera vita di una fattura: crearla, inviarla, sollecitarla e correggerla.

Usiamo lo stesso ingaggio di Come scorre il denaro in Artistu: DJ Mosa all'Havenhall, Rotterdam. L'acconto di 1.250 € è già pagato. Ora fatturiamo il saldo, sempre 1.250 €, con scadenza 14 giorni prima dello show.

Prima della tua prima fattura

Le fatture vengono inviate da un soggetto giuridico: nome dell'azienda, indirizzo, partita IVA e coordinate bancarie. Lo imposti una volta sola in Impostazioni > Soggetti giuridici. Sulla stessa pagina trovi le impostazioni delle fatture:

• Valuta predefinita e IVA predefinita % per le nuove righe di compenso.
• Esente IVA (regime per piccole imprese): per le aziende che non applicano l'IVA, come un Kleinunternehmer tedesco. Tutte le righe vengono impostate allo 0% e la Dicitura di esenzione viene stampata sulla fattura.
• Giorni di scadenza: il termine di pagamento standard.
• Riferimento fattura (prefisso) e Prossimo numero fattura: da dove continua la tua numerazione. Usa il numero successivo all'ultima fattura del tuo vecchio sistema, così nessun numero viene saltato o usato due volte.
• Formato del numero di fattura: con o senza il riferimento proprio dell'artista, ad esempio Riferimento artista + prefisso + numero. La riga sotto il campo mostra come sarà il prossimo numero. Il riferimento artista si imposta sull'artista, in Riferimento fattura.
• Lingua della nota, Nota standard sulla fattura e Avviso: il testo stampato in fondo a ogni fattura, in ogni lingua in cui fatturi. L'avviso è stampato in rosso, ad esempio per comunicare nuove coordinate bancarie.

Sul soggetto giuridico puoi anche caricare un logo separato per le fatture. Con più aziende, ad esempio una olandese e una britannica, crea un soggetto giuridico per ciascuna. Ognuno ha la propria numerazione.

1. Crea la fattura

Apri l'ingaggio, vai alla scheda Fatture e clicca Crea una fattura. Se l'accordo ha un piano di pagamento, Artistu ti chiede quale pagamento vuoi fatturare:

I pagamenti che hanno già una fattura ne mostrano lo stato e non si possono scegliere due volte. Scegli Fattura vuota per selezionare tu le righe. Clicca Continua.

2. Controlla la fattura

L'editor ha l'aspetto della fattura che riceverà il promoter. È tutto compilato, devi solo controllare:

Dall'alto in basso:

• Lingua: la lingua della fattura e dell'email. Segue la lingua dell'ingaggio o il paese del promoter.
• Soggetto giuridico: quale delle tue aziende invia la fattura. Clicca Aggiungi o aggiorna i miei soggetti giuridici per modificarne i dati.
• Destinatario: il promoter dell'ingaggio. Cerca un'altra azienda, oppure clicca Modifica azienda per correggerne indirizzo o partita IVA.
• Titolo: sotto la parola Fattura, compilato in base al pagamento e allo show. Clicca la matita per modificarlo.
• Numero fattura: il prossimo numero del soggetto giuridico. Togli la spunta da Incrementare numero fattura? se questa fattura non deve far avanzare il contatore. Aggiungi un Numero ordine dell'azienda quando il promoter lo richiede.
• Righe: le righe di compenso dell'ingaggio. Le righe che non fanno parte di questa fattura sono in grigio. Clicca + per aggiungerne una o − per escluderla. Trascina le righe per cambiarne l'ordine.
• Aggiungi tariffa personalizzata: una riga solo per questa fattura, ad esempio una penale per ritardo. Clicca una riga qualsiasi per modificarne nome, importo o IVA.
• Aggiungi ritenuta: per i paesi in cui il promoter trattiene un'imposta sul compenso artista, come percentuale o come importo.
• Nota e avviso: presi dal tuo soggetto giuridico e modificabili per questa fattura.
• Data di scadenza: impostata come data, oppure come regola che resta corretta quando lo show si sposta: un numero di giorni dopo la data della fattura, prima dello show, dopo lo show o dopo la firma. Dal piano di pagamento è già impostata: 14 giorni prima dello show.

3. Salva o invia

In fondo all'editor scegli cosa succede dopo:

• Crea salva la fattura come Bozza. Puoi ancora modificare tutto.
• Crea e invia la salva e apre l'email.
• Invia con Peppol la salva e la consegna tramite la rete Peppol. Vedi Peppol più sotto.

Artistu ti avvisa quando il numero di fattura è già usato, o quando la data di scadenza è già passata e la fattura sarebbe subito scaduta.

La nuova fattura compare nella scheda Fatture dell'ingaggio, con stato e scadenza:

4. Inviala via email

Clicca Invia fattura sulla fattura, oppure Crea e invia nell'editor:

• A è compilato con l'indirizzo di fatturazione del promoter. Aggiungi indirizzi in CC o CCN se servono.
• Rispondi a è il tuo indirizzo, così le risposte arrivano a te.
• Oggetto e Nota vengono dal tuo modello email Fattura pronta, nella lingua della fattura. Modificali per questa email se vuoi.
• Il PDF è allegato.

Promemoria automatici

Apri Promemoria automatici e attiva Invia promemoria automatici per lasciare che Artistu solleciti al posto tuo. Imposta quando parte il primo promemoria, ad esempio 3 giorni dopo la scadenza, e ogni quanto si ripete, ad esempio ogni 7 giorni, fino a 5 volte. I promemoria si fermano automaticamente quando la fattura è pagata.

Le impostazioni predefinite per ogni fattura si trovano in Impostazioni > Modelli email > Promemoria fattura, dove scrivi anche il testo del promemoria. Puoi sempre inviarne uno a mano con Invia promemoria sulla fattura.

Alla data di scadenza Artistu avvisa anche te, non il promoter, che la fattura è scaduta.

Peppol

Peppol consegna la fattura direttamente nel software di contabilità del promoter, senza email. In Belgio è obbligatorio tra aziende, e altri paesi stanno seguendo.

Per usarlo, configura Peppol sul tuo soggetto giuridico in Impostazioni > Soggetti giuridici. Artistu ricava il tuo ID Peppol dai dati dell'azienda, e un rappresentante autorizzato completa una breve verifica d'identità. Dopo di che Invia con Peppol compare nell'editor della fattura e sulle fatture in bozza.

Quando invii, Artistu cerca il promoter sulla rete Peppol. Quando una fattura ha IVA allo 0%, scegli il motivo, ad esempio Inversione contabile (cliente business nell'UE) o Esportazione fuori dall'UE. Il pannello Consegna Peppol sulla fattura mostra poi In arrivo, Consegnata o Non riuscita, con il motivo se la consegna non è riuscita.

5. Fatti pagare

Artistu non incassa il denaro. Quando il pagamento arriva sul tuo conto, clicca Segna come pagata sull'ingaggio o sulla fattura. Il piano di pagamento nella scheda Accordo, lo stato del compenso e il rendiconto dell'artista si aggiornano subito.

Stati

Stato	Significato
Bozza	Creata, non ancora inviata. Ancora completamente modificabile.
Inviata	Inviata via email o Peppol, o segnata come inviata.
Scaduta	Inviata, non pagata e oltre la scadenza. Lo calcola Artistu.
Pagata	Il denaro è arrivato.
Accreditata	Annullata con una nota di credito.
Annullata	Annullata prima di essere mai usata. Non viene creata nessuna nota di credito.

6. Fatture bloccate e correzioni

Quando una fattura è Inviata, Pagata o Accreditata, è bloccata: l'editor viene sostituito dal PDF, e una riga in alto indica quando e come è stata inviata.

Così la tua contabilità resta corretta: una fattura ricevuta dal promoter non cambia mai in seguito. Per correggerla:

1. Clicca Nota di credito. Artistu crea una nota di credito con le stesse righe in importi negativi, e l'originale diventa Accreditata. I suoi promemoria si fermano.
2. Invia la nota di credito al promoter.
3. Crea una nuova fattura corretta.

Quando annulli un ingaggio, Artistu propone di stornare in una volta tutte le sue fatture inviate e pagate. Vedi Note di credito automatiche.

Una fattura inviata non si può eliminare. Le bozze e le fatture annullate sì. Riportare una fattura inviata in Bozza la sblocca, ma fallo solo quando il promoter non l'ha mai ricevuta davvero.

Il pannello Cronologia sotto ogni fattura mostra chi l'ha creata, modificata, inviata e segnata, e ogni promemoria partito.

Fatture da un altro sistema

Hai fatturato questo show dal tuo software di contabilità? Nella scheda Fatture dell'ingaggio, clicca Registra una fattura da un altro sistema. Inserisci il compenso, il numero, la data e l'importo, e carica il PDF se ce l'hai.

L'ingaggio, il piano di pagamento e i rendiconti mostrano così il quadro completo. Artistu non usa la propria numerazione per questa fattura e non invia nulla al promoter.

Tutte le fatture a colpo d'occhio

Finanze > Fatture elenca tutte le fatture della tua agenzia:

• Cerca per numero o azienda, e filtra per Data e Stato. Non pagata mostra tutto ciò che deve ancora arrivare, e Scaduta ciò che è in ritardo.
• Altri filtri restringe per soggetto giuridico, artista, tipo di compenso o data dell'ingaggio.
• Il pulsante delle colonne mostra colonne extra, come data dell'ingaggio, IVA o ritenuta.
• Il menu ⋮ scarica le fatture dell'elenco come ZIP di PDF, oppure le esporta in CSV o JSON per il commercialista.
• Crea fattura crea una fattura non collegata a un ingaggio. Puoi collegarla a un ingaggio in seguito.

Le fatture di pagamento all'artista e le fatture della commissione di gestione si creano dal rendiconto. Vedi Rendiconti.