Digitaal ondertekenen

Met Artistu stuur je je contracten direct vanuit het platform ter digitale ondertekening. Dat versnelt het boekingsproces en houdt alles op één plek.

Een verzoek versturen

Wil je een contract ter digitale ondertekening versturen, klik dan bij het maken van het contract op Maken en e-mailen.

De e-mail aanpassen

In het verzoekformulier kun je de e-mail die naar de promotor gaat helemaal naar wens aanpassen.

• Onderwerp: Pas de onderwerpregel van de e-mail aan.
• Bericht: Stel een eigen bericht op voor je klant.
• CC / BCC: Voeg extra ontvangers toe aan de e-mail.

Facturen meesturen

Heb je facturen gemaakt voor deze boeking, dan kun je die meesturen met het ondertekeningsverzoek. Zo krijgt de promotor alles in één keer binnen.

De status volgen

Zodra het verzoek verstuurd is, verandert de status van het contract in Verstuurd. Je volgt die status direct vanuit het overzicht van de boeking.

Wat je klant ziet

Je klant ontvangt een e-mail met een link naar het contract. Die opent een verzorgde ondertekenpagina waar het document rustig te bekijken is.

Om te tekenen scrollt je klant naar beneden of klikt op de ondertekenknop, en zet dan een handtekening.

Voor het tekenen vullen ze hun volledige naam en eventueel hun functie in, en bevestigen ze dat ze akkoord gaan met elektronisch ondertekenen. Deze gegevens worden bij de handtekening opgeslagen.

Afronding en meldingen

Zodra de klant het contract tekent, krijg je een e-mailmelding met het verzoek om mee te tekenen.

De status in Artistu verandert dan in Getekend door klant.

Medeondertekenen

Je kunt de getekenhet contract nu nalezen en direct vanuit het dashboard je eigen handtekening toevoegen.

Zodra jij hebt meegetekend, krijgt de klant een laatste e-mailmelding met de bevestiging dat iedereen heeft getekend, met de volledig getekende pdf als bijlage.

Audittrail en ondertekeningscertificaat

Elke online handtekening heeft een audittrail. Artistu legt vast:

• Verstuurd ter ondertekening: wie het verzoek verstuurde, naar welke e-mailadressen en wanneer.
• Geopend door de ontvanger: wanneer de ondertekeningslink voor het eerst werd geopend.
• Getekend door de promoter: de ingevulde naam en functie, het akkoord met elektronisch ondertekenen, datum en tijd, IP-adres en apparaat.
• Getekend door het boekingskantoor: wie meetekende, met datum en tijd, IP-adres en apparaat.

Bij elke handtekening slaat Artistu ook een vingerafdruk (een SHA-256-hash) op van het contractnummer, de datum en de tekst. Zo is te zien of het contract na ondertekening is gewijzigd.

Je ziet de audittrail op de pagina van het contract, onder Digitaal ondertekenen. De getekende pdf eindigt met een ondertekeningscertificaat met dezelfde audittrail, zodat je het bewijs van ondertekening samen met het contract kunt archiveren, los van Artistu. Het certificaat staat in de pdf die je downloadt, in de pdf bij de bevestigingsmail en in de pdf die de promoter downloadt op de ondertekeningspagina.