Dealvoorwaarden en betaalschema

De dealvoorwaarden zijn de afspraak met de promoter, één keer vastgelegd. Artistu gebruikt ze om de feeregels aan te maken, het geld over betalingen te verdelen, het contract in te vullen en je te laten zien welke betaling nog openstaat.

Dit artikel gebruikt hetzelfde voorbeeld als Zo stroomt geld door Artistu: DJ Mosa in Havenhall, Rotterdam, een garantie van € 2.500, een boekingsfee van 20% bovenop, een catering-buyout van € 200 en de helft bij ondertekening, de rest 14 dagen voor de show.

Waar vind je het

Open de boeking en ga naar het tabblad Deal. Bij een boeking zonder deal kies je hoe je begint:

• Sjabloon gebruiken vult het eigen dealsjabloon van de artiest in, zoals een standaard clubdeal.
• Blanco beginnen start met lege velden.
• Beginnen met basissjabloon gebruikt een gangbare deal die bij de meeste boekingen past.
• Nieuw dealsjabloon aanmaken bewaart een sjabloon dat je voor deze en andere artiesten opnieuw kunt gebruiken.

De editor voor dealvoorwaarden

Klik op Dealvoorwaarden instellen, of klik op de kaart met de dealvoorwaarden om ze te wijzigen. De editor opent met bovenaan de garantie en de valuta. Al het andere is een add-on die je aanzet met de knoppen daaronder.

Garantie en valuta

De garantie is het vaste bedrag dat de artiest krijgt, hoe de kaartverkoop ook loopt. De valuta geldt voor de hele deal en voor de feeregels die eruit voortkomen.

Boekingsfee

Zet de boekingsfee aan en vul het percentage in. Kies onder Berekend hoe die zich verhoudt tot de garantie:

• Bovenop de garantie: de promoter betaalt de garantie plus de boekingsfee. € 2.500 + 20% geeft een artiestenfee van € 2.500 en een boekingsfee van € 500. De promoter betaalt € 3.000.
• Inbegrepen in de garantie: de garantie is het totaal dat de promoter betaalt, en de boekingsfee gaat daar vanaf. € 2.500 inclusief 20% geeft een boekingsfee van € 416,67 en een artiestenfee van € 2.083,33.

Ticketdeals: per ticket, deurpercentage en sell-out bonus

Voor shows waarbij de artiest meedeelt in de kaartverkoop zet je een of meer van deze opties aan:

• Per ticket: een bedrag per verkocht ticket. Met Na # tickets begint de telling pas na dat aantal tickets. 0 betekent vanaf het eerste ticket.
• Deurpercentage: een deel van de Bruto recette of de Netto recette. Kies onder Gecombineerd als voor Bij elkaar opgeteld (garantie plus het deel van de deur) of Het hoogste van beide (een versus-deal: de artiest krijgt de garantie of het deel van de deur, wat het hoogst is).
• Sell-out bonus: een extra bedrag als de show uitverkoopt, met de Capaciteit van de zaal.

Het voorbeeld hierboven lees je als: € 2.500 versus 50% van de netto recette, plus € 2 per ticket na 1.500 tickets, en een bonus van € 500 bij 2.500 tickets.

Deze bedragen zijn pas na de show bekend. Ze worden dus nooit feeregels en tellen niet mee in het betaalschema. Reken ze na de show af door een fee met het definitieve bedrag toe te voegen.

Buyouts

Een buyout is een vast bedrag dat de promoter betaalt in plaats van iets te regelen, zoals Catering / diner, Hotel, Reis / vluchten of Lokaal vervoer. Klik op Buyout toevoegen, kies het onderdeel en vul het bedrag in. Elke buyout wordt een eigen feeregel en is gemarkeerd als te betalen aan de artiest, zodat hij op de afrekening van de artiest terechtkomt.

Promoter levert

Klik aan wat de promoter regelt: Maaltijden, Hotel, Reis, Lokaal vervoer, Rider, Backline, Visa of Lokale kosten. Wat je niet aanklikt, regelt de kant van de artiest. Met de snelkoppelingen boven de lijst zet je veelvoorkomende combinaties in één keer: Artiest betaalt alles, Hotel, lokaal vervoer en rider, Reis en hotel en Promoter betaalt alles.

Notities

Alles wat niet in een veld past, zoals een curfew of een radiusclausule. De notities kunnen in het contract worden afgedrukt.

Klik op Opslaan als je klaar bent. De balk onderaan de editor laat voor het opslaan de hele deal in één zin zien, dezelfde zin die op de kaart met de dealvoorwaarden en in het contract staat.

Het betaalschema

Zet het betaalschema aan om af te spreken wanneer de promoter wat betaalt. Begin met een snelkoppeling en pas die aan:

• 50/50, restbedrag voor de show
• BF bij ondertekening, AF voor de show: de boekingsfee bij ondertekening, de artiestenfee voor de show.
• 50/50, restbedrag op de showdag
• 100% vooraf
• 100% na de show

Elke rij is één betaling, een termijn. Geef hem een Label zoals Aanbetaling of Restbedrag en kies wat hij dekt:

Type	Wat het dekt
Percentage	Een percentage van het bedrag dat verdeeld wordt
Vast bedrag	Een vast bedrag
Restant	Wat de andere rijen overlaten
Boekingsfee	De hele boekingsfee-regel, als eigen betaling
Artiestenfee	De hele artiestenfee-regel, als eigen betaling

En wanneer hij vervalt:

Wanneer	Vervaldatum
Bij ondertekening	De dag dat het contract wordt ondertekend
Na ondertekening	Een aantal dagen na ondertekening van het contract
Voor de show	Een aantal dagen voor de show
Op de dag van de show	De showdatum
Na de show	Een aantal dagen na de show
Na de factuurdatum	Een aantal dagen na de factuurdatum

Tijdens het bewerken zie je rechts het bedrag van elke rij. Tellen de rijen niet op tot 100%, dan laat Artistu zien hoeveel er nog niet ingepland is, of dat het schema optelt tot meer dan 100%.

Wat het schema verdeelt

Betalingen verdelen over bepaalt over welk bedrag de percentages en het restant gaan:

• Garantie: de artiestenfee, plus de boekingsfee als die in de garantie is inbegrepen. Buyouts worden apart gefactureerd.
• Alle fees: elke feeregel op de boeking, inclusief buyouts en andere fees die je zelf hebt toegevoegd.

Rijen voor Boekingsfee en Artiestenfee nemen eerst hun regel eruit. Rijen met een percentage, een vast bedrag of het restant verdelen wat overblijft.

In het voorbeeld wordt het schema verdeeld over de garantie en heeft de boekingsfee een eigen rij. De boekingsfee-rij neemt de € 500, dus 50% en het restant verdelen de artiestenfee van € 2.500:

Betaling	Wanneer	Bedrag
Aanbetaling	Bij ondertekening	€ 1.250
Restbedrag	14 dagen voor de show	€ 1.250
Boekingsfee	14 dagen voor de show	€ 500

Met Alle fees en zonder de boekingsfee-rij verdeelt dezelfde 50/50 € 3.200 (artiestenfee, boekingsfee en buyout) over twee betalingen van € 1.600.

Van dealvoorwaarden naar fees

Dealvoorwaarden beschrijven de afspraak. De feeregels bovenaan het tabblad Deal zijn wat je echt factureert. Klik op Toepassen op deal om ze vanuit de dealvoorwaarden aan te maken of bij te werken:

Dealvoorwaarde	Feeregel
Garantie	Artiestenfee
Boekingsfee	Boekingsfee
Elke buyout	Eén regel per buyout

• Het opslaan van de dealvoorwaarden verandert de fees niet. Als ze verschillen, verschijnt naast Toepassen op deal het label Fees lopen niet gelijk.
• Gefactureerde regels blijven zoals ze zijn. Een regel op een verstuurde of betaalde factuur is vergrendeld. Opnieuw toepassen werkt alleen de andere regels bij, en Artistu laat weten als het er een heeft overgeslagen.
• Andere fees blijven staan. Een reis- of crewfee die je zelf hebt toegevoegd, blijft ongemoeid. Toepassen op deal werkt alleen de artiestenfee, de boekingsfee en de buyoutregels bij.

De betalingen volgen

Na het opslaan toont de kaart met de dealvoorwaarden elke betaling met vervaldatum, bedrag en status:

• Niet gefactureerd: er is nog geen factuur voor deze betaling. Klik op het label om meteen de factuur voor deze betaling aan te maken.
• Concept, Verstuurd, Te laat of Betaald, met het factuurnummer: de status van de factuur voor deze betaling. Klik erop om de factuur te openen.

Vervaldatums worden ingevuld zodra ze bekend zijn. Een betaling die bij ondertekening vervalt, krijgt haar datum zodra het contract is ondertekend.

Je kunt een betaling ook factureren vanuit het tabblad Facturen met Factuur aanmaken. Artistu vraagt welke betaling je wilt factureren en vult het bedrag en de vervaldatum in. Zo stroomt geld door Artistu laat die stap zien.

In het contract

Contractsjablonen kunnen de deal afdrukken met variabelen. De meest gebruikte:

Variabele	Drukt af
deal_payment_schedule	Het betaalschema in één zin
deal_deposit	De eerste betaling met het moment waarop die vervalt
deal_deposit_amount	Het bedrag van de eerste betaling
deal_balance_due	De laatste betaling met het moment waarop die vervalt
deal_balance_due_amount	Het bedrag van de laatste betaling
deal_promoter_provides	Wat de promoter levert
deal_artist_provides	Wat de kant van de artiest regelt
deal_buyouts	De buyouts met hun bedragen
deal_notes	De notities

De deal_ bedragvariabelen volgen je keuze bij Betalingen verdelen over. De total_ versies, zoals total_deposit_amount, verdelen altijd alle fees. Elke bedragvariabele heeft ook een _inc_vat versie. De volledige lijst staat in de variabelenkiezer van de editor voor contractsjablonen.

Verberg wat je nooit gebruikt

Doet je kantoor nooit deurdeals of visa, verberg ze dan. Open in een dealsjabloon de dealvoorwaarden en zet met Velden in gebruik add-ons, onderdelen van wat de promoter levert en buyouts uit. Verborgen velden verschijnen niet meer bij boekingen, in dealsamenvattingen of in contracten. Dealvoorwaarden standaard uitklappen opent de editor meteen bij boekingen die nog geen voorwaarden hebben.