Zo stroomt geld door Artistu

Elk bedrag in Artistu begint bij een boeking en eindigt op een afrekening. Dit artikel volgt één boeking door elke stap, zodat je ziet waar elk getal vandaan komt en waar het daarna naartoe gaat.

De voorbeeldboeking

In dit hele artikel gebruiken we één boeking:

• DJ Mosa in Havenhall, Rotterdam op 12 december.
• Een garantie van € 2.500, plus een boekingsfee van 20% bovenop: € 500 voor het kantoor.
• Een catering-buyout van € 200: de promoter betaalt € 200 in plaats van het diner te regelen.
• De promoter betaalt 50% bij ondertekening, de rest 14 dagen voor de show en de boekingsfee 14 dagen voor de show.
• Het kantoor betaalde een vlucht van € 320 voor de artiest en trekt die af van de artiestenfee.

1. Dealvoorwaarden: wat je hebt afgesproken

Open de boeking en ga naar het tabblad Deal. Vul onder Dealvoorwaarden in wat je met de promoter hebt afgesproken:

• Garantie: het minimum dat de artiest krijgt.
• Boekingsfee: een percentage, gerekend als Bovenop de garantie of Inbegrepen in de garantie.
• Per ticket, Deurpercentage en Sell-out bonus voor deals die afhangen van de kaartverkoop.
• Buyouts: vaste bedragen die de promoter betaalt in plaats van iets te regelen, zoals catering of een hotel.
• Betaalschema: wanneer de promoter wat betaalt.
• Promoter levert: wat de promoter regelt, zoals het hotel of vervoer ter plaatse.

2. Fees: wat je gaat factureren

Dealvoorwaarden beschrijven de afspraak. Fees zijn de regels die je echt factureert. Klik op Toepassen op deal om de voorwaarden om te zetten in feeregels. Voor het voorbeeld levert dat drie regels op:

Feeregel	Bedrag
Artiestenfee	€ 2.500
Boekingsfee	€ 500
Catering-/dinerbuyout	€ 200

Goed om te weten:

• Het opslaan van de dealvoorwaarden verandert de fees niet. Als ze verschillen, verschijnt naast Toepassen op deal het label Fees lopen niet gelijk.
• Fees die al gefactureerd zijn, blijven zoals ze zijn. Opnieuw toepassen werkt alleen regels bij die niet op een verstuurde of betaalde factuur staan.
• Per ticket, deurpercentage en sell-out bonus worden nooit feeregels, omdat het bedrag pas na de show bekend is. Voeg ze als fee toe zodra je het bedrag weet.
• Elke feeregel heeft een status (Concept, Gefactureerd, Betaald, Gecrediteerd) die de facturen volgt waar de regel op staat.

3. Betaalschema: wanneer de promoter betaalt

Het betaalschema verdeelt de fees over betalingen. Onder de dealvoorwaarden zie je per betaling het bedrag en de vervaldatum:

Betaling	Wanneer	Bedrag
Aanbetaling	50% bij ondertekening	€ 1.250
Restbedrag	Restant, 14 dagen voor	€ 1.250
Boekingsfee	Boekingsfee, 14 dagen voor	€ 500

Percentages en restanten verdelen wat de betalingen voor Boekingsfee en Artiestenfee overlaten. Hier is dat de garantie van € 2.500, dus 50% is € 1.250.

Betalingen verdelen over bepaalt wat het schema dekt:

• Garantie: de artiestenfee, plus de boekingsfee als die in de garantie is inbegrepen of een eigen betaling heeft, zoals in het voorbeeld. De buyout van € 200 wordt apart gefactureerd.
• Alle fees: elke feeregel, inclusief buyouts.

4. Facturen: de promoter laten betalen

Ga naar het tabblad Facturen en klik op Factuur aanmaken. Artistu vraagt welke betaling uit het schema je wilt factureren, of laat je beginnen met een lege factuur.

Kies Aanbetaling en de factuur opent met de artiestenfee-regel van € 1.250 al ingevuld, een vervaldatum uit het schema en de promoter als ontvanger. Daarna:

• Aanmaken slaat de factuur op als concept.
• Aanmaken en versturen mailt de factuur naar de promoter.
• Versturen met Peppol levert hem direct af in de boekhoudsoftware van de promoter.

Komt het geld binnen, klik dan op Markeren als betaald. Artistu int zelf geen betalingen, dus die leg je zelf vast.

Een verstuurde factuur is vergrendeld. Wil je hem corrigeren, crediteer hem en maak een nieuwe. Facturen uit een ander systeem voeg je toe met Factuur uit een ander systeem vastleggen, zodat de boeking toch het volledige beeld laat zien.

5. Kosten: wat de show kostte

Kosten staan in de kaart Kosten op het tabblad Deal. Per kostenpost stel je in:

• Betaald door: de artiest, het kantoor, de crew van de artiest of iemand anders.
• Afgetrokken van: van wiens geld de kosten afgaan. Kies Artiestenfee en de kosten verlagen wat de artiest ontvangt. Laat het leeg en het kantoor draagt ze.

In het voorbeeld betaalde het kantoor een vlucht van € 320 en trekt die af van de artiestenfee. Je kunt kosten ook splitsen tussen partijen, dekken met een fee die de promoter betaalt, of één kostenpost delen over meerdere shows. Zie Kosten.

6. Afrekeningen: wat de artiest heeft verdiend

Ga naar Financieel > Afrekeningen en kies de artiest en de periode. Elke boeking in die periode krijgt een regel:

Per boeking rekent de afrekening uit wat de artiest tegoed heeft:

Te betalen aan artiest = artiestenfee − kosten afgetrokken van de artiestenfee − bronbelasting + andere fees gemarkeerd als te betalen aan de artiest

Met een percentage voor de managementfee gaat die fee er ook nog af. Zo kom je op de uitbetaling.

Bij de voorbeeldboeking is tot nu toe alleen de aanbetaling betaald: € 1.250 artiestenfee − € 320 vlucht = € 930 te betalen aan de artiest. Zodra het restbedrag betaald is, groeit de regel naar € 2.500 − € 320 = € 2.180.

De boekingsfee staat op de afrekening als inkomsten van het kantoor, maar komt nooit in de uitbetaling aan de artiest terecht.

7. Uitbetaling: de artiest betalen

Vanuit dezelfde afrekening:

• Uitbetaling markeren zet elke boeking op In afwachting, Klaar of Betaald, en met Betaling vastleggen registreer je deelbetalingen.
• Factuur aanmaken maakt van de selectie een uitbetalingsfactuur, eventueel met de managementfee op een aparte factuur.
• Afrekening opslaan zet de afrekening vast, zodat een boeking niet in twee afrekeningen terechtkomt.
• Exporteren geeft je een pdf om naar de artiest te sturen, of een csv voor je boekhouder.

Waar vind je wat

Je wilt	Ga naar
Invullen wat je hebt afgesproken	Boeking > Deal > Dealvoorwaarden
De regels maken die je factureert	Boeking > Deal > Toepassen op deal
Een betaling factureren	Boeking > Facturen
Een vlucht, hotel of crew toevoegen	Boeking > Deal > Kosten
Alle facturen zien	Financieel > Facturen
Alle kosten zien	Financieel > Kosten
De artiest afrekenen en uitbetalen	Financieel > Afrekeningen
Totalen per artiest of periode zien	Financieel > Inzicht