Van aanbod tot uitbetaling: een uitgewerkt voorbeeld

De andere financiële artikelen leggen elk onderdeel apart uit. Dit artikel doet het hele werk één keer, in de volgorde waarin je het in het echt doet: een promoter stuurt een aanbod, je onderhandelt, tekent, factureert, betaalt de kosten en betaalt de artiest. Aan het eind controleren we waar elke euro is gebleven.

De boeking: Warehouse Collective in Utrecht wil DJ Mosa op donderdag 10 december. Ze bieden € 2.000.

1. Het aanbod komt binnen

De promoter vulde je aanbodformulier in, dus het aanbod komt binnen in Agenda > Aanbod, in de kolom Aanvraag:

Klik op het aanbod om het te openen. Je ziet de datum, de venue, de contactpersoon en de fee die de promoter biedt.

2. Onderhandelen

€ 2.000 is te laag voor een headlineslot. Klik op Tegenbod, schrijf je voorwaarden bij Notities en klik op Tegenbod versturen. De promoter krijgt je notitie per e-mail, en die staat onder Activiteit bij het aanbod:

Sam van Warehouse Collective gaat akkoord met € 2.400 plus 20% boekingsfee, met een hotel voor twee. Verander de artiestenfee onder Deal in 2.400 en klik op Wijzigingen opslaan.

3. Het aanbod accepteren

Klik op Accepteren als optie. Artistu maakt de boeking aan met de status Optie, koppelt de promoter, neemt de fee uit het aanbod over en stuurt de promoter een bevestiging per e-mail. Klik op Boeking openen.

De boeking heeft nu één fee: de artiestenfee van € 2.400. De rest van de deal stel je in op de boeking zelf.

4. De dealvoorwaarden instellen

Ga naar het tabblad Deal en klik op Dealvoorwaarden instellen:

• Garantie: 2.400.
• Boekingsfee: 20%, Bovenop de garantie. Dat is € 480 voor het kantoor, betaald door de promoter.
• Betaalschema: een Aanbetaling van 50% en de Boekingsfee, allebei 14 dagen na ondertekening, en het Restbedrag als restant, 14 dagen voor de show.
• Promoter levert: Maaltijden, Hotel, Lokaal vervoer en de Rider. De trein naar Utrecht is voor rekening van de artiest.

Klik op Opslaan en dan op Toepassen op deal. De boeking heeft nu twee fees:

Betaling	Wanneer	Bedrag
Aanbetaling	14 dagen na ondertekening	€ 1.200
Boekingsfee	14 dagen na ondertekening	€ 480
Restbedrag	14 dagen voor de show	€ 1.200

Zie Dealvoorwaarden en betaalschema voor alle opties.

5. De kosten toevoegen

Het kantoor boekt de trein voor DJ Mosa en de tourmanager: € 64. De artiest betaalt de eigen reis, dus de kostenpost gaat van de artiestenfee af. Klik onder Kosten op Kostenpost toevoegen:

• Naam: Train AMS-UTR, artist and tour manager. Type: Overig.
• Betaald door: Boekingskantoor. Afgetrokken van: Artiestenfee.
• Aftrekken van managementfee blijft aan, dus de managementfee wordt berekend over de fee na de trein.
• Bedrag 64, Btw-percentage 9.

Klik op Kostenpost opslaan. Zie Kosten voor het splitsen, dekken en delen van kosten.

6. Het contract versturen

Controleer voordat je het contract aanmaakt of het bedrijf van de promoter een factuuradres heeft. Het contract en de facturen drukken het af. Hier ontbrak het, dus klikten we op Bedrijf bewerken en vulden we Industrieweg 12, Utrecht, en het btw-nummer in.

Ga naar het tabblad Contracten, klik op Contract aanmaken, controleer de tekst en klik op Aanmaken en e-mailen:

Klik op Aanmaken en versturen. Sam krijgt een link om online te tekenen. Na ondertekening toont het contract Ondertekend. Tekent een promoter op papier, klik dan op Markeren als ondertekend.

Ondertekenen verandert de status van de boeking niet. Klik bovenaan de boeking op Optie en kies Bevestigd:

De aanbetaling en de boekingsfee zijn nu 14 dagen na ondertekening verschuldigd: 4 november.

7. De aanbetaling en de boekingsfee factureren

Ga naar het tabblad Facturen en klik op Factuur aanmaken. Kies Aanbetaling:

De editor opent met de regel voor de artiestenfee van € 1.200. De boekingsfee is op dezelfde dag verschuldigd, dus zet die op dezelfde factuur: de regel Boekingsfee staat grijs eronder, klik op + om hem toe te voegen.

De factuur is € 1.680 plus € 100,80 btw over de boekingsfee: € 1.780,80. Klik op Aanmaken en versturen en dan op Factuur versturen.

Komt het geld binnen, klik dan op Markeren als betaald. De volgende keer dat je op Factuur aanmaken klikt, toont de aanbetaling Betaald en de boekingsfee Niets meer te factureren.

8. Het restbedrag factureren

Maak op 26 november op dezelfde manier de tweede factuur en kies Restbedrag: € 1.200. Verstuur hem, en markeer hem als betaald zodra het geld binnen is.

Het tabblad Deal toont nu beide fees als Betaald, en elke betaling in het schema met de bijbehorende factuur:

9. De artiest betalen

Ga na de show naar Financieel > Afrekeningen. Kies DJ Mosa, december 2026 en een Managementfee van 15. Selecteer alleen de show in Utrecht:

De regel rekent uit wat DJ Mosa krijgt:

Kolom	Bedrag
Artiestenfee	€ 2.400,00
Ingehouden op artiestenfee	−€ 64,00
Managementfee (15%)	−€ 350,40
Te betalen aan artiest	€ 1.985,60

De managementfee is 15% van € 2.336, de artiestenfee na de trein.

Maak € 1.985,60 over aan DJ Mosa. Klik dan op de status bij Uitbetaling in de regel, kies Markeren als betaald en klik op Afrekening opslaan om de bedragen vast te zetten. Wij noemden hem "DJ Mosa, Utrecht 10 december". De regel krijgt een slotje, zodat hij nooit twee keer kan worden uitbetaald.

Heb je een uitbetalingsfactuur van de artiest nodig, of betaalde je in delen? Zie Afrekeningen en uitbetalingen aan artiesten.

Waar elke euro bleef

De promoter betaalde € 2.880 zonder btw. Hier kwam het terecht:

Wie	Wat	Bedrag
DJ Mosa	Uitbetaling	€ 1.985,60
Kantoor	Boekingsfee	€ 480,00
Kantoor	Managementfee (15%)	€ 350,40
Kantoor	Trein, terugbetaald	€ 64,00
Totaal		€ 2.880,00

De € 100,80 btw over de boekingsfee gaat naar de Belastingdienst. Tellen de bedragen in je eigen afrekening niet zo op, dan is de oorzaak meestal een factuur die niet als betaald is gemarkeerd, of een kostenpost met de verkeerde waarde bij Afgetrokken van.

Wat nu

Dit is het laatste artikel in de financiële reeks. Begin bij Zo stroomt geld door Artistu voor het overzicht, of ga direct naar Facturen, Kosten of Afrekeningen.