Kosten: vluchten, hotels en crew

Fees zijn wat de promoter betaalt. Kosten zijn wat de show kost: vluchten, hotels, treinen, crew, visa, diners. Voor elke kostenpost moet Artistu vooral één ding weten: van wiens geld gaat het af? Dat bepaalt wat er op de afrekening van de artiest komt.

We gebruiken dezelfde boeking als in Zo stroomt geld door Artistu: DJ Mosa in Havenhall, Rotterdam. Het kantoor boekte een vlucht van € 320 voor de artiest en de tourmanager, en trekt die af van de artiestenfee.

Waar je het vindt

Kosten staan in de kaart Kosten op het tabblad Deal van de boeking, onder de fees en de dealvoorwaarden:

• Bedrag is de volledige kostenpost.
• Uit artiestenfee is het deel dat van de artiestenfee wordt afgetrokken. Hier de volle € 320.
• Status laat zien of de kostenpost nog een concept is of al betaald.

Klik op Kostenpost toevoegen om er een toe te voegen, of klik op een kostenpost om hem aan te passen. Het menu ⋮ heeft Dupliceren, Kosten splitsen en Verwijderen.

De kosteneditor

• Naam: wat het is, zoals Flight AMS-RTM crew. Zo staat het ook op de afrekening.
• Type: Vluchtkosten, Hotelkosten, Accommodatie, Parkeerkosten, Crew, Visum, Buy-out, Catering of Overig. Het type gebruik je om te filteren en voor de totalen per type.
• Betaald door: wie de rekening betaalde: de Artiest, het Boekingskantoor, de Crew van de artiest of Anders.
• Afgetrokken van: van wiens geld de kostenpost afgaat. Zie hieronder.
• Boekingscode: de referentie van de airline of het hotel, zoals een PNR. Je kunt er later op zoeken.
• Gefactureerd aan: bij welke van je juridische entiteiten de kostenpost hoort.
• Bedrag, Btw-percentage en Valuta: vul het bedrag zonder btw in. Heb je alleen het totaal inclusief btw? Vul dat in, vul het btw-percentage in en klik op Bedrag inclusief btw maken. Artistu rekent het bedrag zonder btw uit.
• Notitie: al het andere, zoals de vluchttijden.

Bovenaan de editor stel je de status van de kostenpost in: Concept, Gefactureerd, Betaald, Gecrediteerd of Vervallen. De status helpt je het overzicht te houden, maar verandert de afrekening niet. Klik op Kostenpost opslaan als je klaar bent.

Afgetrokken van: wie de kosten draagt

Dit is het veld dat telt voor het geld:

Afgetrokken van	Wat er gebeurt
Artiestenfee	De kostenpost verlaagt wat de artiest ontvangt. Hij staat op hun afrekening.
— (leeg)	Het kantoor draagt de kosten. De afrekening van de artiest verandert niet.
Een andere fee	De kostenpost wordt geboekt op die fee, zoals de boekingsfee of een reisfee.

Is Afgetrokken van leeg, dan beslist Betaald door: een kostenpost betaald door de Artiest of de Crew van de artiest gaat van de artiestenfee af, een kostenpost betaald door het Boekingskantoor of Anders draagt het kantoor. Nieuwe kosten beginnen met Betaald door op Boekingskantoor en de status Betaald, dus pas ze aan als de artiest betaalde of de rekening nog openstaat.

In het voorbeeld gaat de vlucht van de artiestenfee af. De afrekening van DJ Mosa toont dus de artiestenfee van € 2.500 min de vlucht van € 320.

Aftrekken van managementfee

Gaat een kostenpost van de artiestenfee af, dan verschijnt Aftrekken van managementfee. Dit bepaalt waarover de managementfee wordt berekend:

• Aan (de standaard): de managementfee wordt berekend over de artiestenfee na de kosten. Met 15% managementfee: 15% van € 2.180.
• Uit: de managementfee wordt berekend over de volle artiestenfee, vóór de kosten. 15% van € 2.500.

Zet het uit als in je managementcontract staat dat de commissie over de brutofee gaat.

Kosten verdelen over personen

Eén vluchtboeking geldt vaak voor meer dan één persoon, en niet iedereen betaalt op dezelfde manier. De vlucht in het voorbeeld is voor DJ Mosa en de tourmanager. Stel dat de artiest alleen de eigen stoel betaalt, en het kantoor die van de tourmanager.

Klik in de editor op Kosten splitsen, of op Kosten splitsen in het menu ⋮. Dat splitst de kostenpost meteen in twee helften:

Elke regel heeft een eigen Label, Bedrag, Afgetrokken van en instelling voor de Managementfee:

• Typ een bedrag, of klik op EUR om de regel naar een percentage te zetten.
• De laatste regel is het restant: die krijgt wat de andere regels overlaten. Klik op het bedrag om het toch vast te zetten.
• Het totaal onder de regels laat zien of de regels optellen tot de kostenpost. Tellen ze op tot meer, dan meldt Artistu dat.
• Klik op Regel toevoegen voor een derde persoon.

Op de afrekening staat de regel van de artiest als Flight AMS-RTM crew (DJ Mosa), € 160. De helft van de tourmanager draagt het kantoor.

Wil je dat de regels aparte kostenposten worden, bijvoorbeeld om elk een eigen status te geven? Klik op Afsplitsen, selecteer de regels en klik op Selectie afsplitsen. Splitsing verwijderen maakt van de regels weer één kostenpost.

Kosten dekken met een fee

Soms betaalt de promoter een deel van de kosten. In het voorbeeld heeft de deal een catering-buy-out van € 200: de promoter betaalt € 200 in plaats van een diner te verzorgen. Het crewdiner kostte € 260. De buy-out dekt daarvan € 200.

Open de kostenpost en klik op Dekken met fee. Kies de fee die het betaalt: elke fee op de boeking, of een buy-out uit de dealvoorwaarden:

• Dekt € 200 van € 260 laat zien hoeveel er gedekt is.
• De rest, hier € 60, volgt Afgetrokken van van de kostenpost. Hier is dat leeg, dus het kantoor draagt het.
• Verandert de fee, bijvoorbeeld omdat de buy-out in de dealvoorwaarden omhoog gaat, dan gaat het gedekte bedrag mee.

In de kaart Kosten toont een gedekte kostenpost het gedekte deel in groen onder het bedrag.

Kosten delen over shows

Een vlucht of hotel hoort vaak bij meer dan één show. Stel dat DJ Mosa de avond ervoor in Barcelona speelt en van Barcelona naar Rotterdam vliegt. Die vlucht hoort bij beide shows.

Open de kostenpost, klik op Delen met een andere show en kies de andere boeking in de kalender. Vul de Reden en het Aandeel in, als percentage of als bedrag:

• Deze boeking houdt € 160 laat zien wat er op deze boeking blijft.
• De andere boeking krijgt een kopie van haar aandeel, gemarkeerd als Gedeeld vanuit deze boeking. Daar is de kopie alleen-lezen. Pas je de kostenpost hier aan, dan gaat de kopie mee.
• Klik op Show toevoegen om met meer shows te delen.

De afrekening van elke boeking telt alleen het eigen aandeel, dus niets wordt dubbel geteld.

Alle kosten in één overzicht

Financieel > Kosten toont de kostenposten van alle boekingen in een periode:

• Filter op Artiesten, Periode, Soort en Status, en Zoeken op kostenpost, boeking, venue of referentie.
• Uit artiestenfee laat zien wat elke kostenpost van de artiest afhaalt. De totalen onderaan zijn per valuta.
• Klik op een kostenpost om hem te openen in de deal-editor van de boeking. Een gedeelde kopie opent de boeking waar hij vandaan komt.
• Kostenpost toevoegen vraagt eerst om de boeking en opent dan de kosteneditor.
• Exporteren downloadt de lijst als pdf of csv-bestand, voor je boekhouder of voor de artiest.

Wat nu

De kosten die van de artiestenfee afgaan vormen, samen met de fees en de managementfee, de afrekening en uitbetaling van de artiest. Zie Afrekeningen.